S'adapter au travail à domicile : principaux enseignements tirés jusqu'à présent et meilleures pratiques

La crise du COVID-19 a radicalement changé la dynamique du lieu de travail et de plus en plus d'entreprises proposent l'option "travail à domicile" à leurs employés. La crise s'est avérée être un test pour le travail à distance basé sur la technologie. Chaque jour, les employés apprennent de nouvelles façons d'améliorer leur productivité et d'interagir efficacement avec leurs collègues, partenaires et clients à l'aide de méthodes à distance.

Ce test révélera également l'efficacité des organisations dans la gestion des tâches des employés, les phases du projet et l'atteinte des objectifs des clients.

À ce stade, nous ne pouvons pas évaluer pleinement les résultats de ce test ; cependant, nous pouvons appliquer certaines mesures pour évaluer le taux de réussite. Cela fait quelques semaines que le lieu de travail a été contraint de s'éloigner et que les entreprises du monde entier ont été perturbées. En même temps, nous avons appris de nouvelles façons de faire des affaires en utilisant ce modèle. Examinons les leçons apprises jusqu'à présent.

Principales leçons apprises et observations faites jusqu'à présent

1) Après COVID-19, l'espace corporatif va changer pour toujours. Les entreprises investissent dans des fonctionnalités qui permettent à leurs employés de se connecter plus facilement et plus facilement depuis des emplacements distants. Même si la pandémie ralentissait, il faudrait beaucoup de temps avant que le monde ne revienne à la « normale ». Alors que de plus en plus de personnes se perfectionnent pour fournir leur travail à partir d'emplacements distants ; il serait naturel que les entreprises commencent à repenser leurs investissements dans les infrastructures physiques et nous pourrions assister à une diminution importante des espaces de bureaux. Il y a quelques jours, l'un des dirigeants de TCS a fait allusion à la possibilité que les entreprises puissent fonctionner à partir de leur bureau à 25 % de leur capacité ; le reste serait opérationnel à distance.

2) Afin de s'acquitter efficacement de leurs tâches, les employés doivent être bien engagés les uns avec les autres. Les e-mails et les chats font le travail pour nous garder connectés, mais ils ne parviennent pas à nous engager correctement. C'est la raison pour laquelle la demande d'applications de conférence comme Zoom et Microsoft Teams a augmenté de façon exponentielle. En parlant de chiffres, Zoom a signalé une augmentation de 700% de son nombre d'utilisateurs quotidiens en mars 2020. La pandémie a littéralement poussé les gens vers de telles plates-formes et les entreprises derrière ces plates-formes investissent agressivement pour rendre l'ensemble de "l'expérience de conférence virtuelle" agile.

3) Sur le plan psychologique, le virage vers le travail à distance entraînera de nombreux problèmes de santé mentale. Il est bien admis que le fait d'être dans un environnement de bureau et de communiquer avec des collègues atténue le stress et augmente l'esprit d'équipe collectif. Cela ne peut pas être atteint avec des collègues qui ne sont connectés que par des supports virtuels. De plus, rassembler l'équipe dans une salle de réunion et réfléchir aux défis accélère la vitesse des résolutions.

4) C'est également un apprentissage pour les employés qui réalisent maintenant qu'ils ne peuvent réussir dans une configuration à distance que s'ils suivent certaines bonnes pratiques et font preuve d'autodiscipline. Certaines de ces mesures incluent la création d'un espace de travail séparé et ne pas le fusionner avec l'espace de vie, le maintien du contrôle du bruit, l'établissement de pauses, un horaire cohérent, etc. De plus, il devrait y avoir un certain équilibre entre le travail à domicile et le travail à domicile.

5) Il est important pour les entreprises d'établir des défis de communication appropriés qui motivent les employés, insufflent l'esprit d'équipe et rappellent à l'employé le sens de la mission dans l'atteinte d'un objectif commun. La camaraderie qui accompagne le travail en commun ne peut être atteinte que si les employés se sentent enthousiasmés par le lieu de travail. Pendant cette période, il est de la responsabilité des managers et des chefs d'équipe d'impliquer leurs équipes dans des exercices de team building virtuels.

Quelques bonnes pratiques pour le travail à domicile

Il est essentiel que les employés, les dirigeants, les gestionnaires et les organisations adoptent certaines pratiques exemplaires afin de réussir dans ce nouvel environnement de main-d'œuvre. Les vieilles habitudes et pratiques ne fonctionneront pas dans cette configuration. Les entreprises et le personnel peuvent consulter les meilleures pratiques suivantes :

1) Faire un ajustement mental rapide

Nous sommes tellement habitués à notre routine qu'il faut du temps pour s'adapter à une nouvelle routine. C'est surtout plus difficile lorsque cette nouvelle routine implique de travailler pendant des semaines sans pouvoir sortir de la maison. La fatigue mentale devient évidente après un certain temps et il est important pour les dirigeants de passer à cette nouvelle réalité sans perdre beaucoup de temps. La pandémie ne va pas disparaître soudainement et même si c'était le cas, il faudra des mois pour que les choses redeviennent « normales ». Il est important que les dirigeants gardent les yeux concentrés et embrassent ce changement plutôt que de prier pour une fin rapide.

2) Séparez votre espace de travail et votre espace de vie.

Votre espace de vie n'est pas votre espace de travail ! Il est essentiel d'avoir une séparation entre les deux afin d'établir une pratique efficace en milieu de travail. Cela vous rendra non seulement plus productif au travail, mais réduira également l'anxiété et le stress. Par exemple, si vous travaillez et regardez la télévision en même temps, votre cerveau s'usera plus rapidement et votre travail finira par en souffrir.

3) Faites des pauses fréquentes

Il est conseillé de faire des pauses après chaque heure. Une courte promenade dans le salon ou le balcon vous fera beaucoup de bien. Il rechargera non seulement vos batteries mais vous gardera également énergique tout au long de la journée. Rester assis pendant des heures et ne faire qu'une ou deux pauses par jour ne fera qu'augmenter le niveau de stress. Il est également très important de vous hydrater tout au long de la journée.

4) Restez "Tech Curious"

La technologie est notre meilleure amie (et parfois notre seule amie) pendant cette période de confinement. La technologie peut faciliter notre travail et nous aider à atteindre nos objectifs plus rapidement. Cependant, nous ne sommes pas toujours conscients de ces fonctionnalités petites et utiles dans les applications que nous utilisons tous les jours. Ils sont là pour une raison et ces jours-ci, nous avons amplement le temps et la motivation pour explorer les subtilités de ces applications. Nous pouvons regarder sur Internet, demander à nos collègues et ensuite transmettre les résultats. De cette façon, nous resterons engagés les uns les autres et la tâche de chacun deviendra plus facile.

5) Tenir un journal

Ce sont des circonstances uniques, et personne n'était prêt ou formé pour cela. Notre apprentissage dépend donc de l'absorption de nos expériences et d'un œil ouvert qui capterait ces expériences. Avoir un journal où nous notons les leçons puis les communiquons largement ne peut pas seulement vous élever, mais aussi votre équipe.

Dernières pensées

Dans l'ensemble, nous vivons une période de grande incertitude et le succès de cette expérience est très subjectif. Les organisations doivent adopter rapidement les meilleures pratiques et réussir à s'adapter à cette « nouvelle normalité ». Les opportunités sont nombreuses, mais tout le monde ne réussira pas. Pour reprendre les mots de Charles Darwin, le célèbre naturaliste et fondateur de la théorie de l'évolution, ce ne sont pas les plus forts qui survivent mais celui qui s'adapte rapidement au changement.